REGLE 1

1.  La conférence se compose des Présidents des Parlements Membres de l'Union ou leurs représentants, en plus de quatre parlementaires au maximum de chacun des membres de l'Union conformément à l'Article 4 de ce statut.
2.  Les présidents ou les représentants des organisations internationales ou de l'Union Interparlementaire peuvent participer aux conférences de l'Union en qualité d'observateurs sur la recommandation du comité exécutif et son approbation par le Comité Général. Des parlements observateurs à l'OCI peuvent aussi participer comme observateurs aux conférences de l'Union. Les observateurs ont le droit à la parole mais sans avoir le droit de vote  (Statut : Article 2- 3)   
3.  Les observateurs peuvent participer dans les sessions publiques des conférences de l'Union.
4.  Seule à la demande du président les observateurs prennent la parole.

REGLE 2

1.  Les organisations non-gouvernementales, les conférenciers, les scientifiques, les éminentes personnalités peuvent poursuivre le déroulement des travaux de la conférence à la demande de chacun des membres du parlement.

II- SESSION

REGLE 3

1.  La conférence peut être tenue une fois par an. La date sera proposée par le comité exécutif et approuvée par le Comité Général.  Le Comité Général peut changer le lieu et la date de la conférence ou il peut reporter la tenue de la conférence. Dans le cas où il n'y aurait aucune décision sur la désignation du pays hôte, après avoir coordonné avec le Comité Général, la conférence sera tenue au siège (Article 5 du Statut).
2.  La date de chaque conférence sera fixée par le Comité Général selon la proposition du comité exécutif et en consultant le  parlement du pays hôte, s'il est possible six mois d'avance.
3.  Suite à la session du Comité Général  et celle du comité exécutif la conférence sera tenue.

REGLE 4

1.  Pour les conférences, la convocation doit être envoyée aux Parlements membres, aux observateurs et autres invités au moins quatre mois avant la tenue des sessions.

REGLE 5
    
1.     Lors de la tenue de chacune des conférences à huis clos, elle peut décider qu'aucun observateur n’assiste ou aucun enregistrement de la séance ne soit gardé.

REGLE 6    

1.  Conformément à un accord conclu avec le Secrétaire Général en exercice de la part de l'Union, le parlement hôte abritant la conférence est responsable de fournir toutes les facilités nécessaires pour les sessions.
2.  La conférence peut décider également, s'il est nécessaire dans certains cas pour un autre membre du parlement de contribuer une partie des frais de l'organisation des sessions de la conférence.

REGLE 7

1.  Chacun des membres de l'Union peut demander la tenue d'une conférence extraordinaire. Si cette demande est approuvée par la majorité des membres de l'Union, le président organisera cette conférence extraordinaire (Article 4.7 Statut)

III- PRESIDENCE

REGLE 8

1.  Le Président du parlement du pays hôte est élu en qualité du président pour une période d’un an par acclamation au début de la première séance.
2.  Le Président sortant doit diriger la séance inaugurale, en attendant l’élection du président.
3.  Deux vice-présidents seront élus par la conférence parmi des chefs de délégations de différentes régions géographiques ainsi qu'un rapporteur parmi des délégués.

REGLE 9

1.  Le président de la conférence préside les sessions extraordinaires de la conférence pendant son mandat.
2.  En cas d'absence du président de la conférence, la présidence par intérim est assurée par le vice-président du parlement dont la région est prévue pour accueillir la prochaine conférence.
3. Le bureau de la conférence se compose du président de la conférence, de deux vice-présidents et d'un rapporteur. Ce bureau est assisté par le Secrétaire Général et il est responsable des procédures de la conférence (Article 4.3)

REGLE 10

1.  Le président ouvre, suspend et clôt les sessions, dirige les travaux de la conférence, assure le respect des règles, invite les orateurs à prendre la parole, met les questions au vote et annonce les résultats du scrutin. Les interventions du président sur ces questions sont définitives et acceptées sans débat.
2.  Le président statue sur toutes les questions non couvertes par les présentes règles, après avoir reçu des suggestions du bureau de la conférence, du secrétaire Général et du Comité Général et le Conseiller  juridique du secrétariat Général.

IV- COMITES

REGLE 11

1.   La conférence peut, le cas échéant, former ses comités ou autres organes subsidiaires s'il est besoin afin d'examiner les questions relevées de l'ordre du jour. Ces organes soumettent leurs rapports et recommandations à la conférence ou Comité Général Conformément à la décision de la conférence. (Statut Art 4.5)   
2. Le comité coordinateur de la conférence se compose du président de la conférence du président du Comité Général, deux vice - présidents du comité exécutif, un rapporteur de la conférence. Les présidents des deux autres comités peuvent participer au déroulement de ces travaux en qualité de Comité Général Conseillers.
3. Ce comité assisté par le Secrétaire Général, prend des mesures appropriées en vue d'assurer une organisation efficace et un bon fonctionnement des procédures de la conférence.

V - ORDRE DU JOUR - DEBATS - RESOLUTIONS

REGLE 12

1.  Sur la recommandation du comité exécutif, le Comité Général élabore un ordre du jour provisoire et le soumet à la Conférence afin d'être approuvé, (Article 6.1 Statut)
2.  Le Secrétaire Général communique l'ordre du jour provisoire à tous les membres du parlement au moins trois mois avant de l'ouverture de la conférence.
3.  La conférence peut amender ou approuver le projet proposé de l'ordre du jour.
       PUIC/ROP/CONF- FINAL
4.  La conférence adopte son ordre du jour au commencement de la première session. (Article 7.1 Statut)
5.  La conférence extraordinaire traite seulement les points pour lesquelles cette conférence est tenue (Article 4-7 Statut)

REGLE 13

1.  les membres de l'Union peuvent soumettre au comité exécutif, au Comité Général, des propositions y compris des points supplémentaires dans l'ordre du jour provisoire de la conférence au plus tard deux mois avant de la tenue de la conférence (Article 6.2 Statut). Une note explicative et un projet de résolution doivent être annexés à ces propositions.
2.  Deux tiers de la majorité des membres participants doivent approuvé toute  demande pour ajouter un point supplémentaire, reçue par le Secrétaire Général au moins trente jours avant l'ouverture de la conférence ou une demande pour ajouter un point supplémentaire urgent relatif à un événement important particulier reçu également trente jours avant de l'ouverture de la conférence peuvent être mises à l'exécution.

REGLE 14

1.  Chacun des membres pouvait soumettre un projet de résolution sur le sujet inclus dans l'ordre du jour.
2.  Le projet de résolution relatif aux points énumérés dans le projet de  l'ordre du jour, approuvé par le Comité Général est déposé au secrétariat de la conférence avant l'ouverture d'une séance préliminaire, consacrée aux discussions sur les points ci-dessus.

REGLE 15

1.  La procédure de la soumission du projet de résolution concernant les points supplémentaires est fixée par la conférence d'après les recommandations du comité coordinateur.
2.  Les points supplémentaires pourraient être référés par la conférence au comité ad hoc où ils feront l'objet d'un débat, un rapport sera préparé et/ou un projet de résolution pour les mettre en considération par la conférence.
3.  Les points supplémentaires urgents sont étudiés conformément à la procédure du comité hoc et approuvés par la conférence, sur proposition du comité coordinateur.

REGLE 16

1.  Le rapport annuel du Secrétaire Général est la base d'un débat général à travers duquel la conférence commence sa procédure. (Article  18-1 statut)

REGLE 17

1.  La conférence discute sur les sujets inclus dans le cadre de ses objectifs intitulés "Les objectifs de l'établissement de l'Union". A cet effet elle adopte des résolutions, des propositions et des recommandations adéquates. (Article 4.4 Statut)

VI - DROIT A LA PAROLE - ORDRE DES SEANCES

PROPOSITIONS DE PROCEDURE

REGLE 18

1.  Aucun membre de la conférence ne peut prendre la parole sans l'autorisation du président.
2.  Les membres de la conférence prennent la parole suivant l'ordre dans lequel ils l'auront demandée.
3.  Les orateurs peuvent seulement être interrompus par d'autres membres sur un point d'ordre. Ils peuvent, avec l'accord du président, céder la parole pour donner suite aux demandes d'éclaircissements des autres membres.
4.  Le président statue directement sans débat sur tous les points de l'ordre du jour.

REGLE 19

1.  Deux représentants de chacune des délégations pourraient seulement prendre la parole au débat général. Lors de ce débat chaque délégation bénéficie seulement de 10 minutes du temps de parler, sauf si le comité coordinateur décide autrement. Les deux orateurs de chaque délégation doivent diviser le temps de parler accordé à cette délégation à une méthode appropriée.
2.  En vue d'assurer le bon déroulement de ces débats, le comité coordinateur pourrait changer la durée du temps de parler.
3.  Tout en respectant le contenu du paragraphe 1 précité, le président peut, à la fin de la séance consacrée, donner pour une courte durée le droit à la parole à la délégation qui souhaite profiter de son droit de réponse.

REGLE 20

1. Le président peut rappeler un orateur à l'ordre du jour  lorsque celui-ci s'écarte du sujet en débat et met en risque le débat par un langage abusif. Le président peut, également et si nécessaire lui retirer le droit à la parole empêche d'enregistrer ses propos injurieux.

REGLE 21

    Le président traitera sur le champ tout incident pouvant surgir au cours de la session et pendra toutes les mesures requises pour assurer le bon déroulement des délibérations du Comité Général.

REGLE 22

1.  Les motions de procédure ont priorité sur les questions de fond, le débat sur la question est suspendu lorsque celles-ci sont mises en examen.
2.  L'auteur de la motion présente brièvement sa proposition, sans entrer dans la substance de la question en débat.
3. Lors du débat sur les motions de procédure, seul l'auteur de la proposition et un délégué ayant une opinion contraire sont entendus; après quoi la Conférence arrête sa décision.

REGLE 23

    Les délibérations de la conférence sont publiques. Elles peuvent se dérouler à huis clos seulement si la conférence en décide par deux tiers des voix.

VII - QUORUM - VOTE - MAJORITES

REGLE 24

1.  La conférence se tienne seulement par la présence de plus de la moitié du nombre de ses Parlements membres. (Article 7.3 du Statut)
2.  Pour chaque session, le Quorum est établi sur la base du nombre de membres de la conférence participant électivement à la première réunion. Le quorum est annoncé par le Secrétaire Général de l'union lors de la réunion.

REGLE 25

1.  Les décisions et résolutions sont adoptées, autant que possible, par consensus, ou à défaut à la majorité des deux tiers de votes de délégués des délégations présents et votants (Article 7.3 du Statut).

REGLE 26

1. Chaque délégation dispose d'une seule voix pour chacun de ses membres, au maximum cinq voix.
2.  Le président ne votera pas, à moins qu'il soit l'un de cinq membres constituant la délégation de son parlement à la conférence.

REGLE 27

1.  Le Scrutin ne peut avoir lieu que si au moins la moitié des Parlements membres sont présents à la conférence.
2.  La conférence vote normalement à main levée ou en se levant et en se rasseyant. Toutefois, si le président l'estime nécessaire, ou si un membre de la conférence en fait la demande, il est procédé à un scrutin secret.
3.  En cas de vote, seules les voix positives ou négatives sont prises en compte.

REGLE 28

1.  La conférence votera les textes soumis par les comités Spécialisés sans avoir mené un débat sur le contenu de ces thèmes.
2. Aucun débat ne sera commencé et aucun vote ne sera donné sur une question examinée auparavant par la conférence sur la quelle une décision a été prise.

REGLE 29

1.  Tout délégué  peut demander qu'une partie ou un paragraphe d'un texte soumis a la conférence soit mis en vote séparément.
2. Si une objection est formulée, la demande de partition est votée sans débat.

REGLE 30

1.  Nul ne peut interrompre un vote une fois commencé, sauf pour obtenir un éclaircissement sur les procédures du scrutin.
2.  Les délégués souhaitant expliquer leur vote, peuvent être autorisés à le faire brièvement par le président après que le scrutin ait eu lieu.
3.  Les explications de vote portant sur les amendements et les motions de procédure ne sont pas admises.
4.  

VIII- AMENDEMENTS

REGLE 31

1.  Chacune des délégations peut soumettre des amendements et des sous amendements proposés à la motion de procédure ou au projet de Résolution.
2.  Les amendements sont formulés par écrit. Les amendements et sous - amendements peuvent soumettre jusque au moment où la conférence adopte des textes concernés.

REGLE 32

1.  Les amendements et sous-amendements doivent être relatifs au texte. Dans le cadre de ces amendements et sous-amendements, on peut ajouter tous les annexes et changements, ainsi qu'éliminer compte tenu du projet de résolution initiale, sans avoir mené aucun changement à la nature et au cadre du projet de résolution.
2.  Les amendements et sous-amendements proposés doivent être votés par rapport au texte initial.
3.  Le président de la conférence décide si les amendements et sous-amendements qui doivent être votés lors d'une séance plénière sont dans l'ordre souhaité.

REGLE 33
 

1. A moins que le président n'en décide autrement, seuls les auteurs du texte d’un amendement ou sous-amendement sont les orateurs, un délégué ayant une opinion contraire, et si le besoin est, le rapporteur du comité concerné.

IX - SECRETARIAT  DU CONFERENCE

REGLE 34

1.  Le Secrétaire Général de l'Union est responsable de l'organisation du secrétariat de la conférence. Le secrétaire Général, ou l'un des secrétaires généraux- adjoints, assiste le président de la conférence dans la conduite de la délibération.
2.  Le Secrétaire Général, le Secrétaire Général - adjoint ou le représentant du Secrétaire Général peut à chaque instant, à la demande du président soumettre  à la conférence une recommandation sur chaque question qui sera prise en considération par la Session.

REGLE 35

1.  Le Secrétariat de l'union réceptionne tous les documents, rapports et projets de Résolutions et les distribue en trois langues de travail de l'union.
2.  Le Secrétaire Général transmet aux membres du parlement tous les documents concernant la conférence au plus tôt possible.
3.  Le Secrétariat de la conférence assure la traduction simultanée des débats dans les langues de travail de l'union.

REGLE 36

1.  Le secrétariat Général de l'union garde tous les documents de la conférence dans ses archives et en général il accomplit toutes taches que la conférence juge admises à confier au secrétariat.
2.  Le sommaire des précédents de cette procédure est publié et distribué dans cette conférence par le secrétariat.

X- CLOTURE DE CONFERENCE

REGLE 37
 

1. A la fin de chaque conférence le président énumère des résolutions principales qui sont adoptées.
2.  Les délégations informent leur parlement et gouvernement respectifs, des résolutions, décisions, recommandations adoptées par la conférence conformément à l'Article 4.6 du Statut, afin d'obtenir le soutien le plus efficace pour la mise en œuvre de ces résolutions et décisions.

XI- ADOPTION ET AMENDEMENT DES REGLES DE  PROCEDURE DE LA CONFERENCE ET DU STATUT

REGLE 38

1.  La Conférence adopte et amende ses règles de procédure par la majorité des participants. 
2. Les propositions d'amendement des Règles de la conférence sont formulées par écrit et adressées au secrétariat de l'Union au moins deux mois avant la réunion suivante de la conférence, le Secrétariat communique immédiatement ces propositions à tous les membres. Il communique toutes les propositions de sous - amendements un mois au mois avant la réunion de la conférence.
3. La mise en considération de toute demande pour amender des règles de procédure est automatiquement incluse dans l'ordre du jour.

REGLE 39

1.  La conférence pourrait amender le statut de l'Union à la demande des membres du parlement ou du Secrétaire Général.
2.  Les propositions d'amendement du statut de l'UPCI sont formulées par écrit avec une note explicative, adressées au Secrétariat Général au moins quatre mois avant la session du Comité Général. Le secrétariat Général communique ces propositions avec une note explicative,  dans un mois à tous les membres du Comité Général et à la première session suivante du comité exécutif afin de les examiner et soumettre avec ses points de vue au Comité Général.
3.  Ces amendements ne peuvent être exécutés qu'après avoir approuvés par la conférence par des deux tiers de la majorité des participants et votants.

TROIKA PRESIDENTIELLE

REGLE 40
La Troïka présidentielle se compose du Président en exercice, de l’ancien Président et du Président futur de la  Conférence de l’UPCI. (Article 8-1)

REGLE 41
La Troïka peut, par consensus de ses Membres, entrer en contact  avec des Organisations internationales en vue d’expliquer les positions de l’UPCI, renforcer ses relations et positions internationales. La Troïka peut, en coordination avec le Secrétaire Général de l’Union, déléguer tous membres de la Conférence ou du Comité Général  à cet effet. (Article 8-2 du Statut)

REGLE 42
La Troïka pourrait, en cas de besoin urgent, publier un communiqué urgent au nom de l’UPCI,  sur toute  question à caractère Urgent et ce, en conformité avec les principes, les objectifs, ainsi que les résolutions et les positions constantes de l’UPCI. (Article 8-3 du Statut)

REGLE 43
Le Secrétaire Général de l’UPCI est chargé de coordonner les activités de la Troïka Présidentielle. Le Secrétariat Général doit préparer des Rapports sur les travaux de la Troïka Présidentielle et de communiquer ses décisions aux membres de l'UPCI, dans les deux semaines qui suivent leur adoption. (Article 8-4 et 8-5 du Statut)

REGLE 44
La Conférence ou la Troïka présidentielle peuvent, en coordination avec le Secrétaire Général, en cas d’urgence, procéder à la formation d'une (des) délégation (s) ou mission (s), pour une tâche déterminée. Elle en définit la nature, la durée du mandat, le nombre des membres ainsi que le chef de la délégation (Article 9/1 et 2 et 4 du Statut)

REGLE 45
Le Chef de la délégation et le Secrétariat Général de l’UPCI procèdent à soumettre le projet de Rapport au Comité Général et ensuite à la Conférence. (Article 9/3 du Statut)