COMPOSITION

Règle. 1
 
La composition et l'élection des membres suppléants conformément à l'Article 11 du statut de l'union.

SESSIONS

Règle. 2

1.  Le Comité exécutif se réunit en session ordinaire au moins deux fois par an, dix au moins de ses quinze membres étant présents.
2.  Il est convoqué en session extraordinaire par le Président lorsque celui-ci l'estime nécessaire ou si un de ses membres le demande après la confirmation par la majorité des membres du comité exécutif.   

Règle. 3

1.  La Conférence décide de la date et le lieu de ses sessions ordinaires.
2.  La date et le lieu des sessions extraordinaires sont décidés par le Président en accord avec les membres du Comité.

PRESIDENCE

Règle. 4

1.  Le Président du Parlement hôte préside le Comité Exécutif assisté par deux Vice-présidents élus parmi les membres participants.  
2.  En cas de l'absence du Président ou le Représentant du Parlement hôte pour cause de sa mort, de sa démission ou de  perte de sa qualité parlementaire, sa responsabilité sera assurée par le vice-président; élu de la région géographique qui devrait assumer la présidence de la session prochaine du Comité Général, en vertu de la Règle 11/2 des Règles de Procédure du Comité Général de l’UPCI.

Règle. 5

1.  Le Président ouvre, suspend et lève, les séances ; il dirige le travail du Comité, assure l'observation du Règlement, donne la parole, met les questions au vote, proclame les résultats des scrutins et déclare les sessions closes. Ses décisions relatives à ces questions sont définitives et doivent être acceptées sans débat.
2. Il appartient au Président de trancher tous les cas qui ne seraient pas prévus au présent Règlement en s'inspirant  du Statut de l'Union et des Règles de Procédure de la Conférence et du Comité Général.

ORDRE DU JOUR

Règle. 6

1.  L'ordre du jour provisoire de chaque session est établi par le Secrétaire Général en accord avec le Président. Il est communiqué aux membres du Comité un mois au moins avant l'ouverture de chaque session ordinaire.
2. Un membre du Comité exécutif peut demander l'inscription de questions supplémentaires à l'ordre du jour.
3.  L'ordre du jour définitif de chaque session est arrêté par le Comité exécutif à l'ouverture de la première réunion de cette session.

DELIBERATIONS, QUORUM, VOTE

Règle. 7

    Les membres du Comité exécutif délibèrent à huis clos.

Règle. 8

Le Comité Exécutif doit adopter ses décisions, résolutions et recommandations, dans la mesure du possible, par consensus ou à défaut, à la majorité des deux tiers des membres présents et votants.

Règle. 9

1.  Le Comité exécutif vote normalement à main levée. Toutefois, si le Président l'estime nécessaire, ou si un membre du Comité en fait la demande, il est procédé à un scrutin secret.
2.  En cas de vote, seules les voix positives ou négatives sont prises en compte.

Règle. 10

Dans l'intervalle de sessions, le Président, agissant par l'entremise du Secrétaire Général, consulte au besoin le Comité Général exécutif par correspondance. Pour que le résultat de cette consultation ait valeur de décision, le Secrétariat doit avoir reçu réponse de dix au moins des membres du Comité, dans un délai de 20 jours après la date d'expédition de la communication par laquelle ceux-ci ont été consultés.

SECRETARIAT

Règle. 11

1.  Le Secrétariat de l'Union reçoit ou établit tous les documents nécessaires aux délibérations du Comité et les distribue aux membres en anglais, arabe et français. Il assure l'interprétation simultanée des débats dans ces trois langues.
2.  Il établit le compte rendu provisoire de chaque réunion qui doit être adressé au Président, pour accord, dans un délai de 45 jours après chaque réunion; il soumet le rapport approuvé par le Président aux membres du Comité.

AMENDEMENT ET FONCTIONNEMENT DES REGLES

Règle. 12

1.  Chacun des membres peut proposer d'amender les règles.    
2.  Les propositions d'amendement  au Règlement de Comité exécutif doivent être formulées par écrit et envoyées au Secrétariat de l'Union au moins trois mois avant la prochaine réunion du Comité.