Association des Secrétaires Généraux de l'UPCI

REGLES DE PROCEDURE

DE L’ASSOCIATION DES SECRETAIRES GENERAUX

DE L’UNION PARLEMENTAIRE DES ETATS MEMBRES DE L’OCI (UPCI)

INTERPRETATION DES TERMES

-           Secrétariat Général :    Le Secrétariat Général de l’Union Parlementaire des Etats Membres de l'OCI (UPCI)

-           Secrétaire Général :     Le Secrétaire Général de l’Union Parlementaire des Etats Membres de l'OCI (UPCI)

-           Conférence de l’UPCI :          Conférence de l’Union Parlementaire des Etats Membres de l'OCI (UPCI)

-           Comité Exécutif :        Le Comité Exécutif de l’UPCI

-           Règles de Procédure : Règles de Procédure de l’Association des Secrétaires Généraux de l’UPCI

-           Association :   l’Association des Secrétaires Généraux de l’UPCI

-           Membre :         Membre  de l’Association des Secrétaires Généraux de l’UPCI

OBJECTIFS

  1. Fournir un cadre pour la réalisation d’une coopération fructueuse et constructive entre les Secrétaires Généraux.
  2. Renforcer les réunions des Secrétaires Généraux de l’UPCI dans le domaine des Parlements membres.
  3. Echanger les expériences pratiques et scientifiques en vue de promouvoir et améliorer la performance des Secrétaires Généraux des Parlements membres.
  4. Soutenir les contacts, la coopération et la coordination des Secrétaires Généraux des parlements membres en vue d’atteindre les objectifs communs.
  5. Créer des réseaux de communication entre l’Association des Secrétaires Généraux de l’UPCI et les organes similaires dans les Unions Parlementaires internationales régionales et internationales en vue d’échange d’expertises et d’expériences et de trouver des opportunités de formation et d’augmenter le niveau de la performance.

COMPOSITION

Article 1:

  1. L’Association des Secrétaires Général de l’UPCI se compose des représentants des Secrétaires Généraux des Parlements membres ou leurs représentants.

REUNIONS

Article 2:

  1. L’Association des Secrétaires Général de l’UPCI se tient une fois l'an en même temps que la Conférence annuelle de l'UPCI.
  2. Suite à la demande de l’un de ses membres et l’approbation de cinq Secrétariats Généraux, l’Association pourra convoquer une réunion additionnelle en marge des réunions régionales ou internationales auxquelles les Parlements membres de l’UPCI participent.

Article 3:

  1. L’Association des Secrétaires Général de l’UPCI soumet ses recommandations à la Conférence de l'UPCI pour adoption.

Article 4:

  1. Les invitations de l’Association des Secrétaires Général de l’UPCI sont adressées à l'ensemble des Parlements Membres, observateurs et invités suffisamment à l'avance.

Article 5:

  1. Il incombe au Parlement du pays hôte de l’Association des Secrétaires Généraux sera responsable de garantir toutes les dispositions nécessaires aux réunions de l’Association.
  2. En cas de la tenue d’une réunion en marge des réunions régionales et internationales l’Association des Secrétaires Généraux sera responsable de garantir toutes les dispositions nécessaires aux réunions.

Article 6:

  1. Il est permis à un Membre de l’Association de proposer d'accueillir une réunion extraordinaire – et, en cas d'approbation de la majorité des membres de l’Association, le Président de l’Association appelle à la tenue de cette Réunion extraordinaire.

PRESIDENCE

Article 7:

  1. Le Président sortant ouvre la séance inaugurale et préside ses travaux jusqu'à l'élection du Président de la nouvelle session.
  2. Le Président de la délégation du pays hôte est élu, par acclamations, le président de la réunion.
  3. L’Association élit un Bureau composé de deux vice-présidentes parmi les Chefs de délégation de deux régions géographiques différentes. Le Bureau dirige les travaux de la réunion avec l’aide du Secrétaire général de l'UPCI ou son représentant.

Article 8:

  1. Le Président de la session préside les sessions extraordinaires celles tenues en marge des réunions régionales et internationales tenues au cours de son mandat.
  2. En cas d'absence du Président de la session, le vice-président représentant la région géographique prévue pour accueillir la prochaine réunion de l’Association des Secrétaires Généraux, assume la responsabilité.

Article 9:

  1. Il appartient au Président d'ouvrir, d’ajourner ou de clôturer les séances, de diriger les travaux de l’Association, de donner la parole aux orateurs, de proposer des points au vote. Les décisions du Président sur toutes ces questions sont définitives et non discutables.
  2. Le Président tranche sur toutes les questions qui ne figurent pas dans ces Articles, après avoir consulté le Bureau de la réunion et le Secrétaire général de l'UPCI.

 

Article 10:

COMITES

  1. L’Association peut, au besoin, former ses comités ou toute autre instance et ce, parmi ses membres, selon les exigences requises pour l'examen des points inscrits à son Ordre du Jour; ces structures soumettent leurs rapports et recommandations au Bureau de l’Association.
  2. Le Bureau de l’Association, avec l'assistance du Secrétaire général de l'Union Parlementaire des Etats Membres de l'OCI (UPCI), prend les mesures nécessaires pour garantir la bonne marche et la continuité des délibérations de la Conférence.

ORDRE DU JOUR

Article 11:

  1. Le Secrétariat général en collaboration avec le Président de l’Association, prépare un projet d'Ordre du Jour de l’Association qu'il soumet pour approbation au Comité Exécutif.
  2. Le Secrétaire général de l'UPCI adresse à l'ensemble des Parlements membres de l'Union le projet d'Ordre du Jour en même temps que les documents préparatoires de la réunion de la Conférence de l'UPCI.
  3. L’Association peut amender le projet d'Ordre du Jour ou l'adopter.
  4. L’Association adopte son Ordre du Jour au début de sa première séance.
  5. La réunion extraordinaire n'est pas en droit d'examiner des questions autres que celles figurant dans le(s) point(s) objet de ladite réunion.

Article 12:

  1. Il est permis aux membres de l’Association de proposer au Secrétariat général de l'UPCI d’amender ou d’ajouter un ou plusieurs point(s) au projet d'Ordre du Jour, au moins deux mois avant la tenue de la Conférence annuelle. Ces propositions doivent être accompagnées d'un mémoire explicatif et d'un projet de résolution.

Article 13:

  1. La réunion entame sa séance avec la récitation des versets du Saint Coran.
  2. Le Secrétaire général ou son Adjoint ouvre les travaux de la première séance.
  3. Le Rapport annuel présenté par le Bureau de l’Association est considéré comme la base des discussions générales par lesquelles l’Association ouvre ses délibérations.

INTERVENTIONS – ORDRE – PROPOSITIONS

Article 14:

  1. Aucun membre n'est autorisé à prendre la parole sans y être invité par le Président.
  2. Les membres de l’Association prennent la parole selon l'ordre figurant dans la liste des interventions.
  3. Aucun membre n'est autorisé à couper l'intervenant sauf s'il demande un point d'ordre.
  4. Le Président tranche directement et sans discussion sur tous les points d'ordre.

Article 15:

  1. Le Président attire l'attention de l'intervenant lorsque celui-ci vient à sortir de la question débattue ou recourt à des propos incompatibles avec l'éthique des délibérations. Le Président peut, en cas de nécessité, retirer la parole à un intervenant ou l'obliger à retirer les propos inconvenants émaillant son discours.

Article 16:

  1. Le Président parle immédiatement à toute circonstance intervenant au cours des travaux de la Conférence et peut, en cas de nécessité, prendre toute mesure  exigée pour rétablir l’ordre à la bonne marche des délibérations des réunions de l’Association.

Article 17:

  1. Les propositions de procédure ont la priorité sur les autres sujets débattus, de sorte que les discussions sur ces sujets seront suspendues lorsqu'il faut examiner les premières.
  2. Lors de la discussion des Articles de procédure proposées, seul sera entendu l'auteur de la proposition ou le(s) représentant(s) qui souhaite(nt) exprimer un avis contraire.

QUORUM – CONSENSUS – VOTE

Article 18:

  1. La réunion de l’Association se tient avec la participation de ses membres présents ou leurs représentants.

Article 19:

1-         Toutes les décisions et résolutions sont prises par consensus, sinon par la majorité des deux tiers des suffrages des Parlements Membres participant à la 1ère  séance Plénière des réunions de l’Association.

Article 20:

  1. Le vote ne peut être fait, lors de cette séance, qu'en présence d'au moins la moitié du nombre de délégations participant à la réunion.
  2. Le vote se fait à main levée ou par le geste de se lever et de se rasseoir. Le président peut, en cas de nécessité, demander à l'un des membres de l’Association de diriger le vote en appelant les noms ou par suffrage secret.
  3. Il ne peut être pris en considération, lors du vote, que les voix s'étant exprimées par oui ou non.

Article 21:

  1. Les membres de l’Association conduit le vote sur les textes présentés par les Comités et les autres Organes sans mener de discussion sur la teneur des textes.
  2. L’Association ne peut ni délibérer sur un sujet  qu'elle a déjà examinés,  ni prendre de décision sur un sujet sur lequel elle a déjà voté.

Article 22:

  1. Personne ne peut arrêter l'opération du vote une fois que celle-ci est entamée, sinon pour avoir des clarifications sur le déroulement du vote.
  2. Les délégations désirant  présenter des clarifications concises concernant leurs positions sur le vote peuvent en demander la permission au président après la fin de l'opération du vote.
  3. Aucune clarification ne peut être faite en ce qui concerne le vote sur des amendements ou les propositions sur les propositions de procédure.

AMENDEMENTS

Article 23:

  1. Tout membre de délégation peut soumettre un amendement sur les propositions, les projets de résolutions ou les amendements secondaires.
  2. Les amendements sont soumis par écrit, les amendements et les amendements secondaires peuvent être soumis jusqu'à l'adoption par l’Association des textes concernés.

Article 24:

  1. Les amendements et les amendements secondaires doivent concerner le texte.
  2. Le vote sur les amendements et les sous-amendements est fait avant l'adoption du texte y afférent.

SECRETARIAT DE L’ASSOCIATION

Article 25:

  1. Le Secrétaire Général est responsable du Secrétariat de la réunion de l’Association. Le Secrétaire Général ou son Représentant aident le Président à diriger les travaux de la réunion.
  2. Le Secrétaire Général ou son Représentant peuvent, à n'importe quel moment, et sur demande du Président, donner des conseils à la Conférence sur n'importe quel sujet faisant objet d'un examen lors de la Conférence.

Article 26:

  1. Le Secrétaire Général fait parvenir aux Parlements Membres tous les documents relatifs à la Conférence et ce, dans un délai de trois mois.
  2. Le Parlement abritant la Conférence assure la traduction simultanée des discussions vers les langues de travail de l'Union (l'arabe- l'anglais- le français).

Article 27:

  1. Le Secrétariat Général de l'Union conserve les documents de la Conférence dans le département des archives.
  2. Le Secrétariat Général entreprend de publier et de transmettre les procès-verbaux synthétiques des séances avant la tenue de la Conférence suivante.

CLOTURE DE LA REUNION DE L’ASSOCIATION

Article 28:

  1. A la fin de la réunion de l’Association, le Président donne lecture des principales résolutions qui ont été adoptées.
  2. Les délégations font parvenir à leurs Parlements respectifs les résolutions, décisions et recommandations émanant de l’Association, en vue d'obtenir le plus d'appui possible à la mise en œuvre de ces résolutions et recommandations.

ADOPTION DES REGLES DE PROCEDURE

Article 29:

  1. L’Association adopte et amende les Règles de Procédure par deux tiers de la majorité des membres de l’Association participants et votants.
  2. Les propositions concernant l'amendement des Règles de Procédure de l’Association se font par écrit, et sont adressées au Secrétariat Général au moins deux mois avant la tenue de la réunion de l’Association, le Secrétariat général fait parvenir ces propositions à tous les Parlements Membres. Toute proposition d'amendements secondaires est également envoyée aux Parlements Membres, au moins un mois avant la tenue de la réunion de l’Association.
  3. La demande d'amendement des Règles de Procédure de l’Association est inscrite systématiquement à l'ordre du jour de la réunion de l’Association.

Article 30:

  1.  L’Association peut amender les Règles de Procédure à la demande de l'un des Parlements Membres.
  2. L' (les) amendement(s) ne peut (vent) entrer en vigueur qu'après son (leur) adoption par la Conférence de l’UPCI.

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